กรรมวิธีในการประมวลผลข้อมูลด้วยคอมพิวเตอร์ (ต่อ)

8. การบันทึก (Recording) เป็นการจัดเก็บข้อมูลจากแหล่งต่าง ๆ ลงสื่อหรืออุปกรณ์สำหรับจัดเก็บข้อมูล เช่น การบันทึกประวัติส่วนตัวของนักเรียนแต่ละคนจากการป้อนข้อมูลผ่านทางแป้นพิมพ์ เพื่อบันทึกลงฐานข้อมูล

9. การปรับปรุงข้อมูล (Update) เป็นกระบวนการที่ทำให้ข้อมูลมีความถูกต้องและมีความทันสมัยอยู่เสมอ โดยสามารถทำการเพิ่ม ลบ และแก้ไข เพื่อให้ข้อมูลถูกต้องมากที่สุดซึ่งความถูกต้องและทันสมัยนั้นจะขึ้นอยู่กับความถี่ในการปรับปรุง เช่น การปรับปรุงยอดขายของร้านค้าออนไลน์ทุกสิ้นเดือน เพื่อทำให้ยอดขายมีความถูกต้อง หรือการปรับปรุงยอดเงินฝากทันทีหลังจากทำธุรกรรมทางการเงิน

10. การสำเนาข้อมูล (Duplication) เป็นการคัดลอกข้อมูลจากข้อมูลต้นฉบับ เพื่อไปบันทึกเป็นข้อมูลอีกชุดหนึ่งที่เหมือนกัน โดยการสำนาข้อมูลนั้น ต้องคำนึงถึงความถูกต้องด้านการละเมิดลิขสิทธิ์ และต้องได้รับอนุญาตจากผู้เป็นเจ้าของข้อมูลต้นฉบับด้วย เช่น การสำเนาข้อมูลประวัติการศึกษาของนักเรียน เพื่อให้นักเรียนใช้เป็นหลักฐานในการศึกษาต่อ

11. การสำรองข้อมูล (Backup) เป็นการทำสำเนาข้อมูลทั้งหมดหรือบางส่วนลงในสื่อหรืออุปกรณ์จัดเก็บข้อมูล เช่น เทปแม่แหล็ก จากแม่เหล็ก ตามช่วงเวลาที่กำหนด แล้วนำไปเก็บแยกไว้ เพื่อให้สามารถนำข้อมูลเหล่านั้นกลับมาใช้ได้ ในกรณีข้อมูลต้นฉบับเกิดปัญหา สูญหาย หรือถูกทำลาย เช่น การสำรองข้อมูลประวัตินักเรียนทุกสิ้นเดือน

12. การกู้ข้อมูล (Data Recovery) เป็นกระบวนการในการนำข้อมูลที่เสียหาย สูญหาย หรือถูกทำลายจากสาเหตุต่าง ๆ ให้กลับคืนมาอยู่ในรูปสภาพที่สามารถนำมาใช้ประโยชน์ได้ดังเดิม ซึ่งเป็นกระบวนการที่มีความละเอียดซับซ้อน จะต้องกระทำด้วยความระมัดระวังโดยบุคคลที่มีความชำนาญ เช่น การกู้ข้อมูลทะเบียนประวัติของนักเรียนจากปัญหาไฟฟ้าลัดวงจร ทำให้จานแม่เหล็กสำหรับเก็บข้อมูลเกิดความเสียหาย

13. การสื่อสารข้อมูล (Data Communication) เป็นกระบวนการที่เกี่ยวข้องกับการรับ-ส่งข้อมูลจากจุดหนึ่งไปยังอีกจุดหนึ่ง โดยผ่านตัวกลางสื่อสาร เพื่อให้ข้อมูลนั้นสามารถไปยังจุดหมายปลายทางได้ เช่น การสนทนาผ่านเครื่อข่ายอินเทอร์เน็ต (Chat)

14. การบีบอัดข้อมูล (Data Compression) เป็นกระบวนการในการลดขนาดข้อมูลเพื่อให้ประหยัดเนื้อที่ในการจัดเก็บ หรือเพื่อให้สามารถส่งข้อมูลต่อไปยังปลายทางได้รวดเร็วขึ้น ทำให้ประหยัดเวลาในการส่งข้อมูลหากัน ตัวอย่างการบีบอัดข้อมูล เช่น การส่งภาพผ่านระบบสนทนาบนอินเทอร์เน็ต ระบบจะทำการบีบอัดภาพก่อนส่งไปยังผู้รับ เพื่อให้ผู้รับได้รับข้อมูลภาพได้เร็วขึ้น